...Ihre Abonnenten werden denken, es handle sich um ein persönliches Anschreiben...
Newsletter Genius ist ein leistungsfähiges Werkzeug zum Versenden von
Serienmails, mit dem Sie den Erfolg Ihrer Newsletter, Pressemitteilungen und
Werbekampagnen durch Personalisierung und weitgehende Kontrolle über Inhalt,
Aussehen und Format Ihrer Mails beinahe uneingeschränkt optimieren können.
So kann jede über einen Empfänger bekannte Information in den Email-Text
oder die Betreffzeile mit Hilfe von Platzhaltern eingefügt werden. Auf diese Weise
kann zum Beispiel eine persönliche Ansprache formuliert oder etwa eine Kundennummer
mitgeteilt werden. Ebenso kann das Format der Email (HTML, Text oder Multipart)
individuell an beliebige Merkmale eines Empfängers geknüpft werden, wie
beispielsweise den Email-Provider des jeweiligen Empfängers.
Bestehende Empfänger-Daten können Sie aus nahezu jeder Datenbank mittels
ODBC komfortabel importieren. Mit Hilfe der CSV-Schnittstelle ist auch der Import aus
Anwendungen wie Microsoft Excel® ohne weiteres möglich.
Ferner stellt die Newsletter Software eine Funktionalität zur Verfügung, mit deren
Hilfe Empfänger sich per Email in die Empfängerliste aufnehmen und aus
derselben austragen lassen können.
Weitere Features von Newsletter Genius sind: Durchsuchen von Empfängerdaten
nach ungültigen und mehrfach vorkommenden Email-Adressen, Liste mit Email-Adressen,
an die keine Emails versandt werden dürfen ("Robinsonliste"), Dateianhänge,
Empfängerstatistiken, Rückläufer-Behandlung ("Bounces management"),
ausführliche und leicht auszuwertende Versandberichte und viele weitere Funktionen.
Die durchweg logisch strukturierte und selbsterklärende
Programmoberfläche gewährleistet schließlich eine rasche
Einarbeitung und spart Ihnen damit Zeit und Geld.
Funktionen der Newsletter Software im Detail
Personalisierte Email-TexteAlle Ihnen zu den Empfängern Ihres Newsletters vorliegenden Daten, wie etwa Name, Anrede, Kundennummer etc., können Sie im Text und im Betreff Ihrer Email mit Hilfe von Platzhaltern beliebig oft wieder verwenden. Auch selbstformulierte und an vorgegebene Empfängerkriterien geknüpfte Textbausteine, wie zum Beispiel eine geschlechtsabhängige Grußformel nach dem Muster "Sehr geehrter Herr Meier" / "Sehr geehrte Frau Müller", können Sie in Ihrem Newsletter im Handumdrehen realisieren. Eine mögliche Umsetzung des vorgenannten Grußformelbeispiels ist zur Veranschaulichung sogar in jedem neu angelegten Newsletter Genius-Projekt bereits vordefiniert. Klicken Sie im Projektbereich „Nachricht“ auf „Regelfelder definieren“, um sich die entsprechende Definition anzuschauen.
Text- und HTML-NewsletterMit unserer Newsletter Software können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihren Newsletter in reinem Text-Format oder im HTML- bzw. HTML+Text-Format versenden. Bei Bedarf lässt sich das Format auch personalisieren, indem Sie es von beliebigen vorgegebenen Empfängermerkmalen abhängig machen (z.B. vom jeweiligen Email-Provider). Möglich ist sogar die Berücksichtigung des jeweiligen Wunschformats eines jeden einzelnen Empfängers. Diese Möglichkeit lässt sich mitunter bei der Übernahme vorhandener Empfängerdatenbanken besonders effektiv nutzen, in denen zu jedem einzelnen Empfänger dessen jeweiliges Wunschformat bereits hinterlegt ist, etwa in einer extra Tabellenspalte. Die zentrale Funktion für die Personalisierung des Formats erreichen Sie im Projektbereich „Nachricht“ über den Button „Format-Ausnahmeregeln“.
Übernahme bestehender EmpfängerdatenZum Importieren von vorhandenen Empfängerdaten verfügt unsere Newsletter Software über zwei universelle Schnittstellen: CSV und ODBC. Für die Nutzung beider Schnittstellen finden Sie in der „Programmhilfe“ detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Mit Hilfe der CSV-Schnittstelle können Sie Empfängerdaten mitunter aus Microsoft Excel, CRM- und ERP-Anwendungen, Adressdatenbanken, den meisten Email-Clients wie Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird sowie aus vielen anderen Anwendungen importieren, die die CSV-Schnittstelle unterstützen. Die ODBC-Schnittstelle ermöglicht ihrerseits den Datenimport aus nahezu jeder relationalen Datenbank, sofern sie ebenfalls ODBC unterstützt. Zu den bekanntesten solcher Datenbanken gehören MySQL, PostgreSQL, Oracle, Informix, Microsoft SQL Server und Microsoft Access. Den SQL-Programmierern unter den Anwendern steht beim ODBC-Import zusätzlich die Abfragesprache SQL zur Verfügung. Eine typische Verwendung der ODBC-Schnittstelle ist etwa das Importieren von Email-Adressen aus einer auf einem Webserver liegenden Datenbank, in der die Adressen zuvor von einem webbasierten Newsletter-Anmeldescript abgespeichert worden sind.
Export von EmpfängerdatenEmpfängerdaten lassen sich bei Bedarf auch in umgekehrter Richtung übertragen. Aus Newsletter Genius heraus können Sie sie wahlweise in eine CSV-Datei speichern oder in die Zwischenablage kopieren.
Einbinden von BildernZum Einbinden von Bildern bietet unsere Newsletter Software zwei verschiedene Methoden. Bei der ersten Methode werden die Bilder als Bestandteil der Email verschickt, so wie es auch beim „herkömmlichen“ Email-Versand üblicherweise der Fall ist. Allerdings wächst mit jedem auf diese Weise eingefügten Bild auch die Gesamtgröße der Email, wodurch wiederum der Traffic-Verbrauch und die Dauer des Newsletter-Versandes - insbesondere bei mehreren Zehn- oder gar Hunderttausend Empfängern - erheblich steigen können. Die alternative Methode zur Einbindung von Bildern umgeht dieses Problem, indem der Anwender die Bilder auf einem Webserver bereitstellt und im HTML-Code lediglich auf sie verweist, statt sie zusammen mit der Email zu versenden. Die Bilder werden als Folge beim Empfänger vom Webserver nachgeladen, sobald er die Email öffnet. Letztere Methode verlagert somit zum einen den Traffic-Verbrauch auf den Webserver und reduziert zum anderen die Versanddauer.
DateianhängeDen Emails können Dateianhänge in (theoretisch) unbegrenzter Anzahl und Größe beigefügt werden, unsere Newsletter Software enthält diesbezüglich von sich aus keinerlei künstliche Einschränkungen.
An- und Abmeldungen per EmailDen Empfängern kann ein Verfahren zur An- und Abmeldung am Newsletter per Email angeboten werden. Anhand von Schlüsselbegriffen in der Betreffzeile identifiziert die Newsletter Software An- und Abmeldungen und führt diese dann vollautomatisch durch, indem es die Email-Adressen der Empfänger-Liste hinzufügt bzw. sie aus derselben entfernt. Eine An-/Abmelde-Email darf zudem weitere Angaben über den Empfänger in strukturierter Form enthalten (z.B. Vorname, Nachname usw.), die ebenfalls übernommen werden können.
Dublettensuche & GültigkeitsprüfungDamit Ihre Email bei keinem der Empfänger mehrfach eintrifft und so einen schlechten Eindruck von Ihnen vermittelt, können Sie Ihre Empfängerliste per einfachen Knopfdruck auf mehrfach vorkommende Email-Adressen prüfen lassen. Genauso einfach können Sie die Newsletter Software dazu anstoßen, schnell und zielsicher ungültige Email-Adressen aufzuspüren.
Schwarze Liste ("Robinson-Liste")Email-Adressen, die Sie unbedingt vom Empfang Ihres Newsletters ausschließen möchten, können Sie in eine "Schwarze Liste" aufnehmen. Diese hat den Vorteil, dass der betreffende Empfänger samt seiner Daten nicht aus der Empfängerliste gelöscht werden braucht und später bei Bedarf durch Wiederaustragung aus der „Schwarzen Liste“ jederzeit wieder in den Versand eingeschlossen werden kann. Ein anderer Vorteil der „Schwarzen Liste“ gegenüber der Löschung aus der Empfängerliste besteht darin, dass eine geblockte Email-Adresse nicht (versehentlich) wieder in den Versand gelangen kann, etwa durch einen Adressenimport oder eine erneute Anmeldung des jeweiligen Empfängers am Newsletter.
Rückläufer-Behandlung ("Bounces management")Man kennt es aus dem regulären Email-Versand: Immer dann, wenn eine abgeschickte Email-Nachricht nicht zugestellt werden konnte, erhält man als Absender in der Regel umgehend eine automatische Rückmail, die einen über die Unzustellbarkeit und die dafür verantwortliche Ursache in Kenntnis setzt. Eine solche Ursache kann etwa eine nicht (mehr) existierende Email-Adresse, ein gerade volles Postfach oder ein vorübergehend nicht erreichbarer Mail-Server sein. Die englische Bezeichnung solcher Rückmails ist "Delivery Status Notification", im Kontext des Serienmail-Versandes bezeichnet man sie jedoch üblicherweise als "Rückläufer" oder "Bounces" (engl. Abpraller, Querschläger). Unsere Newsletter Software wertet solche Rückläufer automatisiert aus, um die Empfängerliste stets frei von nicht mehr aktuellen Email-Adressen zu halten. Weshalb ist das wichtig? Nun, da gerade Spammer oft veraltete Adressenbestände nutzen, in denen ein Großteil der enthaltenen Email-Adressen nicht mehr aktuell ist, werten Email-Provider das Vorliegen eines hohen Anteils von nicht aktuellen Adressen als ein Indiz von Spam. Treffen also bei einem Provider innerhalb kurzer Zeit viele unzustellbare Emails von ein und demselben Versender ein, können sämtliche Emails einer Aussendung schnell mal in die Gefahr geraten, bei den Usern im Spam zu landen oder gar nicht erst zugestellt zu werden. Deshalb sollten Sie als Newsletter-Versender den Anteil der nicht (mehr) aktuellen Email-Adressen in Ihren Adressenbeständen stets niedrig halten, wofür Ihnen unsere Newsletter Software die nötigen Werkzeuge zur Verfügung stellt.
Handhabung selbst sehr hoher AdressenmengenBei unseren Kunden konnte sich Newsletter Genius bereits vielfach in der Handhabung von sehr hohen Adressenmengen im fünf- bis sechsstelligen Bereich bestens bewähren. Die höchste uns von unseren Kunden bekannte Adressenanzahl liegt bei sagenhaften 200.000 Email-Adressen. Die tatsächliche Obergrenze wird allerdings sogar selbst dann noch beim Vielfachen dieser Menge liegen, wenn Sie für jeden Empfänger neben der Email-Adresse weitere Daten wie Vorname, Nachname und Anrede speichern.
Ausführliche VersandberichteNach einem Versand haben Sie die Möglichkeit, einen ausführlichen Versandbericht erstellen zu lassen, den Sie als HTML-Dokument abspeichern können. Neben den Kerndaten wie Empfängeranzahl und Versandzeit enthält ein Bericht immer auch alle Email-Adressen, die nach Versandstatus (erfolgreich/fehlgeschlagen) zusammengefasst sind.
Statistiken über Ihre AbonnentenPer einfachen Knopfdruck können Sie sich diverse Statistiken über die Empfänger Ihres Newsletters anzeigen lassen. Tabellarisch aufgelistet erhalten Sie dabei einen Überblick unter anderem über die häufigsten Email-Provider und Top-Level-Domains in Ihrem Adressenbestand.
Zeitversetzter Newsletter-VersandSie möchten, dass der Newsletter-Versand erst zur Nachtzeit startet oder an einem Wochenendtag, wenn Sie nicht im Büro sind? Kein Problem! Teilen Sie unserer Newsletter Software einfach ein in der Zukunft liegendes Datum und eine Uhrzeit mit und lassen Sie das Programm ab da an in der Erwartung seines Einsatzes verweilen.
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