Personalisierte Newsletter-Texte
Jede über einen Empfänger bekannte Information kann mit Hilfe von Platzhaltern im Email-Text
und/oder der Betreffzeile untergebracht werden. Auf diese Weise kann zum Beispiel eine automatisch erzeugte
persönliche Anrede formuliert oder eine individuelle Information wie etwa eine Gutschein- oder
Kundennummer mitgeteilt werden.
Ebenso können ganze Textbausteine an bestimmte Empfängerkriterien geknüpft und in die Email automatisiert eingefügt werden. Einfachstes Beispiel hierfür wäre etwa eine geschlechtsabhängige Grußformel ("Sehr geehrter Herr Meier" / "Sehr geehrte Frau Müller").
Ein veranschaulichendes Beispiel zur Verwendung einer solchen Grußformel ist in der Software bereits hinterlegt. Klicken Sie im Projektbereich "Nachricht" auf "Regelfelder definieren", um sich die selbsterklärende Funktionsweise einmal selbst anzusehen.
Umgang mit hohen Mengen von Adressen
Bericht eines Kunden: "Wir versenden auch dieses Jahr den Weihnachts-Newsletter mit Newsletter Genius
und sind begeistert von den vielen Möglichkeiten des Programms. Was uns aber besonders begeistert ist die
Stabilität: Bei Newslettern weit jenseits der 50.000 ist es fatal, wenn das Programm irgendwo bei 30.000 + x
einfach abstürzt und den Versender in die Röhre schauen lässt. Newsletter Genius schnurrt zuverlässig vor
sich hin und hat uns noch nicht ein einziges mal im Stich gelassen. Ein tolles Programm!"
Tatsächlich haben wir unsere Newsletter Software mit rund 200.000 Adressen erfolgreich testen können, auch wenn eine derart hohe Menge in der Realität eher selten vorkommen dürfte. Das real mögliche Maximum dürfte allerdings sogar weit über der genannten Menge liegen.
So gelangt Ihr Newsletter beim Empfänger nicht in den Spam
Weil Versender von unerwünschten Serienmails (Spam) oft veraltete Adressenbestände nutzen, bei denen ein großer Teil der Email-Adressen oft nicht mehr aktuell ist, sehen Spamfilter das Vorliegen eines zu hohen Anteils von ungültigen Adressen als Indiz für Spam an. Deshalb sollte der Anteil der nicht (mehr) aktuellen Email-Adressen im eigenen Verteiler stets möglichst gering gehalten werden. Hierfür stellt Ihnen unsere Newsletter Software alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung.
Wie sehen diese aus? Nun, Sie kennen vermutlich Folgendes aus dem Alltag: Immer wenn eine abgeschickte Email-Nachricht
nicht zugestellt werden konnte, etwa weil man sich bei der Eingabe der Empfänger-Adresse vertippt hat, kommt
in der Regel umgehend eine automatisch erzeugte Email zurück, die über die Unzustellbarkeit als solche
und die dafür verantwortliche Ursache Auskunft gibt. Dabei kann es sich (neben Vertippen) etwa um eine nicht
mehr existierende oder nicht länger genutzte Email-Adresse handeln, um ein gerade volles Postfach oder auch
um einen vorübergehend nicht erreichbaren Mail-Server.
Unsere Newsletter Software ist in der Lage, solche auch als "Rückläufer" bezeichneten Emails nach einem Versand automatisch "einzusammeln" und auszuwerten. Die so ermittelten ungültigen Adressen können Sie anschließend mit nur einem Mausklick alle auf einmal aus dem Verteiler löschen lassen.
Importieren von Empfängerdaten
Empfängerdaten (bzw. Email-Adressen) kann unsere Newsletter Software aus MS Excel, MS Access, Oracle, MySQL und MariaDB auf direktem Wege importieren.Mit Hilfe der beiden universellen Schnittstellen ODBC und CSV können Sie die Daten aber auch aus nahezu jeder aneren Datenquelle übernehmen, sofern Letztere mindestens eine der beiden Schnittstellen unterstützt. Zu solchen Datenquellen gehören nebst bereits genannten etwa relationale Datenbanken wie Microsoft SQL, PostgreSQL, Informix, des Weiteren etwaige Email-Clients wie Outlook und Thunderbird sowie die verschiedensten CRM-/ERP-Anwendungen, um nur einige solcher Quellen zu nennen.
SQL-Programmierern unter den Anwendern steht zusätzlich die Abfragesprache SQL zur Verfügung.
Exportieren von Empfängerdaten
Empfängerdaten lassen sich bei Bedarf auch in umgekehrter Richtung übertragen. Aus Newsletter Genius heraus können Sie diese wahlweise in eine CSV-Datei speichern oder in die Zwischenablage kopieren.Text- und HTML-Newsletter
Mit unserer Newsletter Software können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihren Newsletter in reinem Text-Format
oder im HTML- bzw. HTML+Text-Format versenden. Bei Bedarf lässt sich das Format auch personalisieren, indem
Sie es von beliebigen vorgegebenen Empfängermerkmalen abhängig machen (z.B. vom jeweiligen Email-Provider).
Möglich ist sogar die Berücksichtigung des jeweiligen Wunschformats eines jeden einzelnen Empfängers.
Diese Möglichkeit lässt sich mitunter bei der Übernahme vorhandener Empfängerdatenbanken besonders
effektiv nutzen, in denen zu jedem einzelnen Empfänger dessen jeweiliges Wunschformat bereits hinterlegt ist,
etwa in einer extra Tabellenspalte. Die zentrale Funktion für die Personalisierung des Formats erreichen Sie
im Projektbereich "Nachricht" über den Button "Format-Ausnahmeregeln".
Einbinden von Bildern
Zum Einbinden von Bildern bietet unsere Newsletter Software zwei verschiedene Methoden an. Bei der ersten Methode werden die Bilder als Bestandteil der Email verschickt, so wie es auch beim "herkömmlichen" Email-Versand üblicherweise der Fall ist. Allerdings wächst mit jedem auf diese Weise eingefügten Bild auch die Gesamtgröße der Email, wodurch wiederum der Traffic-Verbrauch und die Dauer des Newsletter-Versandes – insbesondere bei mehreren Zehntausend Empfängern – erheblich steigen können.Die alternative Methode zur Einbindung von Bildern umgeht dieses Problem, indem der Anwender die Bilder auf einem Webserver bereitstellt und im HTML-Code lediglich auf sie verweist, statt sie zusammen mit der Email zu versenden. Die Bilder werden als Folge beim Empfänger vom Webserver nachgeladen, sobald er die Email öffnet. Letztere Methode verlagert somit zum einen den Traffic-Verbrauch auf den Webserver und reduziert zum anderen die Versanddauer.
Dateianhänge
Den Emails können Dateianhänge in (theoretisch) unbegrenzter Anzahl und Größe beigefügt
werden, unsere Newsletter Software enthält diesbezüglich von sich aus keinerlei künstliche
Einschränkungen.
An- und Abmeldungen per Email
Den Empfängern kann ein Verfahren zur An- und Abmeldung am Newsletter per Email angeboten werden. Anhand von Schlüsselbegriffen in der Betreffzeile identifiziert unsere Newsletter Software An- und Abmeldungen und führt diese dann vollautomatisch durch, indem es die Email-Adressen der Empfänger-Liste hinzufügt bzw. sie aus derselben entfernt.Eine An-/Abmelde-Email darf zudem weitere Angaben über den Empfänger in strukturierter Form enthalten (z.B. Vorname, Nachname usw.), die ebenfalls übernommen werden können. Zur Nutzung dieser Funktion finden Sie in der "Hilfe" eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Dublettensuche & Gültigkeitsprüfung
Damit Ihr Newsletter bei keinem der Empfänger mehrfach eintrifft und so einen negativen Eindruck von Ihnen vermittelt, können Sie Ihre Empfängerliste per einfachem Knopfdruck auf mehrfach vorkommende Email-Adressen prüfen lassen. Genauso einfach können Sie die Newsletter Software dazu anstoßen, schnell und zielsicher syntaktisch ungültige Email-Adressen herauszufiltern.Adressen- und Domain-Filter
Email-Adressen, die Sie unbedingt vom Empfang Ihres Newsletters ausschließen möchten, können Sie
in eine extra dafür vorgesehene Ausschlussliste ("Adressen-Filter") aufnehmen. Dies hat zum Einen den Vorteil, dass
auszuschließende Empfänger samt Daten nicht aus der Empfängerliste gelöscht werden müssen
und so später bei Bedarf durch Wiederaustragung aus der Liste jederzeit wieder in den Versand eingeschlossen werden
können. Zum Anderen können geblockte Email-Adresse nicht (versehentlich) wieder in den Versand gelangen, etwa
durch einen erneuten Adressenimport oder eine erneute Anmeldung des jeweiligen Empfängers am Newsletter.
Auch komplette Domains können vom Versand ausgenommen werden, indem man sie im Projektbereich "Domain-Filter" in die entsprechende Tabelle einträgt.
